domingo, 8 de junio de 2008

Supervisión de la Auditoría

SUPERVISION A VARIOS EQUIPOS DE AUDITORIA
El auditor supervisor (a veces denominado el "gerente" de auditoría) es el responsable de la supervisión de campo a varios equipos de auditoría trabajando en varias entidades. Normalmente el supervisor no debe ser responsabilizado por la supervisan de más de tres equipos, evitando así sobrepasar el limite establecido para una supervisión y comunicación adecuada.
Principalmente el auditor supervisor es el llamado a dirigir y supervisar las labores de los auditores jefes de equipo bajo su ámbito temporal de responsabilidad. La supervisión a este nivel se logra a través de una serie de acciones como vistas frecuentes al lugar de trabajo de los equipos de auditoría, conferencias con el auditor jefe de equipo, revisión de los papeles de trabajo y el programa de auditoría ejecutado, conferencias ocasionales con los funcionarios de la entidad en compagina del auditor de equipo cuando se trate de asuntos significativos y la comunicación de cualquier información necesaria de la institución o la unidad de auditoría.
El auditor supervisor, al igual que el jefe del equipo, es responsable de asegurar el examen de la más alta calidad, la observación de las políticas y normas de auditoría aplicables y el logro de los objetivos establecidos para la auditoría especifica. Sus labores son orientadas a la supervisión y revisión más que de dirección, Sin embargo, sus conocimientos y experiencias le permiten proveer de consejo y asesoría al auditor jefe de equipo sobre los aspectos más importantes del examen. En muchos aspectos su relación con el auditor jefe de equipo es similar a la relación de este con los auditores miembros del mismo. La gran diferencia de sus funciones es que no participa directamente en el trabajo de campo, elaboración de papeles de trabajo o redacción del informe, permitiéndole de esta manera un punto de vista más objetivo al supervisar y revisar los resultados de la auditoría en forma paralela a su ejecución.
Frecuentemente en las unidades de auditoría interna no es factible contar con este nivel de auditor y la responsabilidad total de la supervisión recae en el auditor jefe de la unidad.

DIRECCION Y SUPERVISION DE UNA UNIDAD DE AUDITORIA
El nivel más alto de dirección y supervisión profesional en la auditoría gubernamental normalmente está representado por el director de una unidad de auditoría del OSC o el jefe de la unidad de auditoría interna de una entidad pública. En cualquier caso, es esencial que dicho funcionario sea un auditor profesional con considerable experiencia en los distintos niveles jerárquicos de la auditoría. Entre sus deberes se incluyen el establecimiento de los objetivos de la unidad, la planificación de las operaciones, la organización, la dirección del personal y el control sobre los resultados logrados.

Establecimiento de Objetivos de la Unidad
En el OSC los objetivos de una dirección de auditoría tienen que adaptarse a los establecidos por la institución formando un conjunto. En la unidad de auditoría interna los objetivos son muy diferentes de aquellos formulados por otras unidades de la entidad, pero siempre están orientados hacia la evaluación del control interno gerencial implantado para asegurar el logro de sus objetivos. En ambos casos el Director o Jefe tiene que establecer claramente los objetivos de la dirección o la unidad. Obviamente, dichos objetivos tienen que coincidir con la ejecución de la auditoría profesional dentro de su ámbito o área de responsabilidad.

Planificación

Cada dirección o unidad de auditoría debe contar con un plan anual de actividades Además es conveniente elaborar, por lo menos, un esbozo general de un plan que cubra más de un año, de tal manera que se conforman un vicio completo que abarca todo programa, unidad, actividad, etc., importantes y que debe estar sujeta a la auditoría durante dicho ciclo.
El director o jefe debe preparar el plan anual para su dirección o unidad de auditoría en base del ámbito de operaciones y actividades a cubrirse, el personal disponible, un calendario tentativo de ejecución y los objetivos predeterminados.
Debido a la naturaleza cambiante de la auditoría y su dependencia de los adecuados sistemas de control interno, para minimizar las labores detalladas, el plan anual tiene que considerarse muy flexible y sujeto a cambios y modificaciones de acuerdo a las necesidades. Por lo tanto una planificación excesiva o detallada no da resultados beneficiosos en la auditoría.
Organización de la Unidad de Auditoría
A diferencia de otras unidades de las entidades públicas, la unidad o dirección de auditoría no debe mantener una organización con subunidades permanentes. Muy por el contrario la organización está conformada por equipos temporales de auditores, personal auxiliar y de apoyo conformados de acuerdo a las necesidades de cada auditoría especifica. Al terminar la auditoría cada equipo se desintegra y su personal esta disponible para conformar nuevos y diferentes equipos. Asimismo, no existe un organigrama definitivo de una unidad de auditoría.
Por otro lado la labor de organización o conformación de equipos de auditoría es una función permanente del director o jefe de la unidad, quien constantemente se ve obligado a evaluar al personal disponible a la luz de los exámenes planificados, tomando en cuenta las habilidades y experiencias del personal disponible para conformar nuevos equipos. Por lo tanto la labor de organización es permanente y mientras más grande sea la unidad más compleja será dicha labor.

Dirección de la Unidad de Auditoría
En realidad gran parte de la labor de dirección cae bajo la sección anterior debido al hecho de que una vez organizado el equipo de auditoría la dirección es responsabilidad principal de su jefe. Durante la ejecución de la auditoría la dirección ofrecida por la unidad central debe limitarse a aspectos de gran importancia que requieran la decisión del nivel profesional más alto.
A través de los auditores supervisores el director de auditoría debe recibir la información necesaria sobre el progreso de los exámenes y en relación a cualquier problema significativo.
Hasta el máximo posible es aconsejable que el director de auditoría efectúe visitas a los equipos que están efectuando trabajo de campo para discutir asuntos de importancia tanto con el auditor jefe y el supervisor, como con los funcionarios de alto nivel de la entidad bajo examen, en el caso de ser necesario.
A través de la jerarquía establecida el director debe tomar las decisiones finales de gran importancia respecto a las auditorías efectuadas, pero siempre debe evitar el involucrarse en detalles o decisiones rutinarias.
Control de la Unidad de Auditoría
El director o jefe de la unidad de auditoría tiene que recibir información periódica sobre la marcha de las auditorías en ejecución y especialmente respecto a cualquier desviación de lo planeado o problema serio que haya surgido. A veces esta retroalimentación de información de campo funciona sobre la base de informes verbales de los auditores supervisores o puede consistir en breves informes de avance presentados semanalmente o quincenalmente por los auditores jefes de equipo a los supervisores. Un excesivo número de informes internos por escrito puede ser muy costoso y ocupar mucho tiempo en su preparación el que debe utilizarse más bien en labores productivas.
La mejor forma de control sobre los resultados de la unidad de auditoría se logra en base de excepciones o problemas informados por los auditores supervisores y en base de la revisión detenida de cada informe de auditoría efectuada por el director o jefe de la unidad.
SUPERVISION INDIVIDUAL
La supervisión individual en la auditoría gubernamental es la supervisión efectuada a nivel más bajo. Incluye la supervisión de las labores de los auxiliares o asistentes de auditoría, normalmente la efectúa un auditor que trabaje estrechamente relacionado con cada uno de ellos,
La supervisión a este nivel es de gran importancia debido básicamente a los aspectos de capacitación en servicio mencionado al principio del presente capitulo.
La relación entre el auditor y el auxiliar bajo su supervisión es muy similar a las aplicadas en los otros niveles de supervisión, con la excepción de que el nivel de consejo y los requisitos de una estrecha revisión y guía son obviamente mayores.
Otros tipos de supervisión individual son aquellos relacionados con el personal de apoyo técnico al equipo de auditoría y casos en los cuales un auditor con mayor experiencia supervisa a otro con menor experiencia en segmentos definidos de una auditoría. En este último caso las relaciones no son diferentes de las anteriormente discutidas. La supervisión y coordinación de las labores de especialistas puede ser más delicada a veces. Por lo tanto es conveniente designar a un auditor experimentado para trabajar estrechamente con el personal técnico de apoyo que no tiene experiencia en auditoría, asegurando así el logro de los objetivos y la adecuada documentación del trabajo. El personal técnico con más experiencia en la auditoría, lógicamente requiere menor supervisión y coordinación.

COORDINACION INSTITUCIONAL
Para los OSC de gran tamaño y en los cuales puede existir la posibilidad de contactos con diversos funcionarios de diferentes unidades de la organización con entidades públicas, es conveniente designar un auditor supervisor responsable de todos los contactos a efectuarse con cada entidad, de tal manera que no hayan contactos descoordinados así como para garantizar la uniformidad de criterio en cualquier comunicación con la entidad.
En tal sistema cada funcionario del OSC que desee entrar en contacto con los funcionarios de las entidades públicas por cualquier motivo, primero deberá informar al auditor supervisor responsable de la entidad acerca de los detalles pertinentes y a través de él hacer los arreglos necesarios para relacionarse con los funcionarios de la entidad.
Los deberes del auditor supervisor de contacto en tal sistema serán de:
Informar a los funcionarios de la entidad respecto a los exámenes en ejecución por el OSC.
Hacer los arreglos necesarios para las conferencias iniciales y finales con los funcionarios de la entidad.
Canalizar las consultas efectuadas por la entidad y las respectivas soluciones oportunamente.
Obtener la firma del director de auditoría para toda la correspondencia y documentos dirigidos a la entidad, incluyendo solicitudes formales de información
Efectuar el correspondiente seguimiento respecto a cualquier asunto relativo a la entidad.


fuente: Manual Latinoamericano de Auditoría Profesional del Sector Público - Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras - ILACIF - Biblioteca de Auditoría y Finanzas del Sector Público.