GUIA PARA AUDITAR EXISTENCIAS

I. OBJETIVOS
• Verificar la consistencia de las existencias, evaluando su documentación sustentatoria, así como el adecuado registro de sus operaciones y presentación en los EE.FF.
• Verificar si los importes señalados en los EE.FF. corresponden a la existencia y propiedad de la entidad.

II. PROCEDIMIENTOS
• Compruebe si se cuenta con políticas de adquisición y distribución, y si se basan en programaciones.
• Verifique si cuentan con un plan anual de adquisiciones y la frecuencia con que es modificado.
• Verifique que las adquisiciones de bienes estén registradas adecuadamente y compruebe que los procedimientos y documentos utilizados para el ingreso, recepción y despacho son adecuados.
• Verifique la existencia de los bienes en almacén y contraste con lo señalado en los EE.FF. y registros auxiliares (Mayor auxiliar, kárdex físico, control visible, información emitida a la fecha, etc.).
• Revise las bases y el método para la valuación de los inventarios.
• Compare el precio de algunos bienes con facturas de proveedores y cotizaciones de proveedores varios.
• Compruebe la precisión matemática de los inventarios y contraste con lo registrado en los kárdex físico, órdenes de compra, pedido, comprobante de salida.
• Revise los registros de inventarios perpetuos (kárdex físico, control visible de almacén) y compare con los resultados del inventario físico.
• Haga un corte de ingresos y salidas de almacén examinando los registros de ingreso y salida de bienes y cerciórese que las personas usuarias o que han sido atendidas se encuentren conforme con la exactitud del pedido comprobante de salida.
• Compare precios de inventarios con precios de mercado y verifique el valor registrado.
• Revise la cobertura de seguros y la protección física de inventarios.
• Verifique si los pedidos de materiales se solicitan en base a una programación prevista y si éstas se efectúan a través de solicitudes de materiales o requisiciones.
• Compruebe las autorizaciones de las solicitudes de materiales y contraste con los pedidos atendidos verificando los pedidos comprobante de salida de las principales operaciones y verifique previamente el uso y destino que se le da.
• Compruebe si existen adquisiciones o se efectúan compra de existencias con recursos no considerados en el presupuesto institucional.
• Verifique el control establecido para los ingresos de materiales tanto de compras, donaciones, transferencias y otras modalidades de adquisición y qué documentos y registro utiliza.
• Verifique el control establecido para las salidas de almacén, tanto como para solicitudes, pedidos o requisiciones de las distintas unidades orgánicas y que documentos y registro utiliza.
• Compruebe el movimiento de existencias, especialmente los materiales de construcción u otras existencias que por su operatividad no ingresan al almacén central y son depositados en otros almacenes (almacén de obra) y verifique que la copia de la recepción y conformidad del pedido sea recepcionado por el personal responsable.
• Verifique si existen registros auxiliares de inventarios perpetuos para cada grupo de existencias y si se controlan indistintamente, tanto en almacén como en contabilidad.
• Verifique la organización del almacén, si las existencias mantienen un orden y están acomodadas en forma ordenada para facilitar su manipulación, recuento y localización.
• Compruebe si existen reportes o información sobre existencias obsoletas, deterioradas o de poco movimiento y estado de conservación.
III. CONOCIMIENTO DE LA ENTIDAD
• Prepare y actualice los flujogramas de abastecimientos y control patrimonial para su comprensión y su inclusión en el archivo permanente.
• Revise la información obtenida durante la etapa de planificación y revisión estratégica y obtenga extractos sobre aspectos que tengan relación con las existencias, especialmente las que se realizan a través de procesos de selección.
• Obtenga información de los acuerdos de consejo o directorio, principalmente aquellos relacionados con las existencias o fluctuaciones más significativas.

IV. SEGUIMIENTO DE OPERACIONES
1. Revisar los aspectos más importantes del cuestionario de control interno y seleccione los puntos críticos.
2. Haga seguimiento a los puntos críticos, seleccione una transacción de cada tipo y verifique su movimiento a través del sistema desde que ingresa al almacén hasta que el ciclo concluya.
1. Necesidad o requerimiento de bienes.
2. Compra o adquisición (directa, selectiva o proceso licitario).
3. Solicitud o pedido.
4. Despacho de bienes de consumo.
5. Consumo o utilización.
6. Discuta con el funcionario responsable del proceso de operación sobre los puntos en conflicto o no concordantes con lo registrado o informado.
7. Observar despachos, recepción y almacenaje y comentarios.

V. PRUEBA DEL SISTEMA
1. Con relación a los saldos de existencias del almacén registradas como consumo, verificar de manera selectiva lo siguiente:
a. El requerimiento con la respectiva autorización.
b. La PECOSA con la evidencia de su recepción para su consumo.
c. El adecuado costeo de las salidas de almacén.
2. Revisar faltantes, variaciones, castigos y otros montos no usuales.

VI. CORTES
a. Ver los procedimientos de auditoría aplicados en los programas del ciclo de ingresos y salidas de bienes.
b. Solicite el inventario de bienes de consumo y otros (existencias) efectuados al 31 de diciembre.
c. Otras pruebas de corte.

VII. DETERMINACIÓN DE EXACTITUD MATEMÁTICA
a. Cruzar el total del inventario de suministros y útiles de oficina con el mayor general.
b. Verificar selectivamente el cálculo matemático de las partidas de mayor valor y otras de menor valor.

VIII. DETERMINACIÓN DE LA RAZONABILIDAD DE LA VALUACIÓN
a. Asegurarse que los costos unitarios mostrados en el listado de inventarios provienen de registros adecuados.
b. Si el sistema lo permite, compare los valores unitarios con el registro de costos unitarios del kárdex.
c. De ser más eficaz, o si el sistema lo requiere, comparar con facturas de proveedores y/o catálogos.
d. Indagar base, método de determinación y consistencia de la valuación de inventarios.
e. Realizar comprobaciones de costo o mercado, el que sea más bajo.

IX. MUESTREO POR OBSOLESCENCIA
Obtener o revisar lo siguiente:
a. Kárdex valorizado para ver grado de movimiento de las partidas.
b. Una lista de partidas obsoletas o de poco movimiento.
c. El importe de la obsolescencia.

X. INVENTARIO TOMADO EN UNA FECHA DIFERENTE QUE LA DE FIN DE AÑO
a. Asegurarse que hubo cortes adecuados de compras y ventas al fin de año (ver los procedimientos de corte empleados en los programas de los ciclos de ingresos a una fecha interina).
b. Comparar el margen bruto para los siguientes períodos:
1. Primer día del año hasta la fecha del inventario físico.
2. Fecha de inventario físico hasta fin de año.
c. Reconciliar movimiento desde la fecha de conteo hasta el fin de año anotar y hacer seguimiento de operaciones no usuales.
d. Asegurarse de que no ha habido cambios en los procedimientos de valuación del municipio.

XI. CONCLUSIONES
1. Aclarar todas las observaciones encontradas en las pruebas arriba indicadas, discutir con el personal apropiado, indicando nombre, cargo y fecha de discusión de las observaciones.
2. Enviar las observaciones (hallazgos) a los funcionarios involucrados a efectos de recibir los descargos correspondientes, en cumplimiento del NAGU 3.60 y modificada por la Directiva N.° 259-2000-CG.
3. Evaluar los descargos recibidos a fin de determinar las observaciones definitivas que se presentan en el informe largo.
4. Preparar un memorando que contenga las conclusiones a las que se ha llegado y las recomendaciones del caso.

XII. PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS
1. Contenido de la cuenta
Agrupa los bienes adquiridos y/o recibidos por la entidad al consumo y a la venta y se encuentra integrada por las siguientes subcuentas:
20 Mercaderías
21 Suministros de funcionamiento
22 Materias primas, materiales auxiliares y suministros para la producción
23 Bienes en proceso
24 Productos terminados
28 Bienes en tránsito
29 Provisión para desvalorización de existencias

2. Valuación
• Se toma como base el costo de adquisición o mercado, el más bajo.
• Las diferencias de cambio por compra de existencia originada por pasivos en moneda extranjera plenamente identificadas (saldos en almacén) deberán ser asumidas como gastos de acuerdo a la nueva NIC 2 - Existencias modificada en el 2003 oficializada por el Consejo Normativo de Contabilidad mediante Resolución N.° 034-2005-EF/93.01 p. el 02-03-05 párrafo introducción «IN 10»
• La valuación del movimiento de las existencias se efectuará siguiendo el método «PEPS», primera en entrar, primera en salir.
• En cuanto a la provisión para desvalorización de existencias, se efectuarán con el fin de cubrir pérdidas del valor original de adquisición.
• El precio de compra incluye, además del precio neto facturado por el proveedor, los fletes, seguros, gastos, derechos de importación y otro gasto necesario hasta ingresar los suministros de funcionamiento al almacén de la entidad.
• El precio de adquisición comprenderá también el impuesto que grava la adquisición de las existencias (IGV) se incluyen en el precio de adquisición cuando éste no sea recuperable directamente (caso de mercaderías para la venta referida al crédito fiscal).

3. Presentación en los Estados Financieros
• En notas a los EE.FF. se dará a conocer el método de valuación de existencia adoptado (PEPS), limitaciones en la disponibilidad de existencias, así como cualquier otra información de carácter sustantivo que afecte a la propiedad, disponibilidad o valoración tales como litigios, embargos, etc., así como cualquier cambio de método adoptado para valorizar las salidas de la existencias indicándose además el efecto producido en los resultados de la entidad, igualmente deberá señalarse cuando existan restricciones sobre su disponibilidad o cuando la existencias se hayan entregado en calidad de prenda.

4. Objetivos de auditoría
a. Generales
• Verificar que los saldos mostrados en el Balance General existen o han existido y son propiedad de la entidad.
• Verificar que los saldos de las existencias representan bienes que se esperan consumir o vender dentro del ciclo normal de las actividades de la entidad.
• Comprobar que el importe de las salidas son uniformes con los costos reales o de adquisición.
• Constatar el establecimiento de medidas de seguridad y si los controles proporcionan satisfacción de auditoría principalmente a los aspectos relacionados con la seguridad de los bienes y la restricción de acceso físico a las áreas de almacenes, la debida aprobación de todos los documentos que respaldan la adquisición, recepción y despacho de bienes.
b. Específicos
• Verificar si las existencias se controlan mediante registros adecuados.
• Verificar si existen procedimientos que confirmen la existencia física.
• Examinar si las existencias se encuentran valoradas de manera adecuada.
• Verificar si el ciclo de almacén (entrada, stock y salida) funciona y actúa según los procedimientos definidos y conserva la unidad de almacén.
• Verificar si las existencias se encuentran identificadas, protegidas y custodiadas.
• Verificar la segregación apropiada de funciones en el área de almacén.
• Comprobar las mercaderías, materia prima y/o suministros de funcionamiento, en poder de terceros (otros almacenes) existe y es de propiedad de la entidad (aseveraciones, existencia y propiedad).
• Comprobar si las existencias están debidamente registradas y valuadas de conformidad con los métodos establecidos por la NIC-SP12 «Existencias» aprobado por Resolución del Consejo Normativo de Contabilidad N.° 029-2002-EF/93.01.
• Comprobar que la totalidad de las existencias existen físicamente y son de propiedad de la entidad.
• Verificar que las existencias están valoradas a su costo de adquisición o mercado, el más bajo, de acuerdo con métodos de valoración generalmente aceptados.
• Comprobar si existe provisiones para desvalorizaciones de existencias para la cobertura de períodos de valor de las mismas (ítems dañados u obsoletos).
• Revisar las autorizaciones de compra de bienes, dado el volumen de las compras y si éstas están centralizadas en el Plan Anual de Adquisiciones.
• Verifique como se desarrolla el ciclo completo de compras, internamiento, distribución y custodia.

5. Evaluación del control interno
La evaluación del ambiente de control interno es un aspecto que tiene relación directa con el enfoque de auditoría a aplicar, en un ambiente de control débil. El enfoque sustantivo resultará más apropiado, especialmente en lo que se refiere a la verificación del cumplimiento de las aseveraciones relacionadas con la veracidad e integridad.
La revisión, estudio y evaluación del control interno de esta área deberá dirigirse a los siguientes aspectos:
• Segregación adecuada de las funciones de autorización, adquisición, almacenaje, registro, custodia y distribución de existencias.
• Establecimiento de adecuados controles mediante registros de todos los ingresos y salidas de bienes.
• Inspección periódica y sorpresiva de los inventarios, comparándolos con los registros auxiliares, kárdex, control visible de almacén y saldos de cuentas de mayor.
• Verificación periódica de los inventarios para determinar posibles ítems dañados, obsoletos o de lento movimiento.
• Estudio de la protección física que se le otorga a las existencias.
Procedimientos de evaluación de control interno
1. Corroborar la existencia de registros de existencia y el control contable establecido.

2. Verificar el establecimiento de controles básicos de las existencias.
a. Inventarios físicos.
b. Instrucciones para los inventarios.
c. Supervisión adecuada.
d. Identificación y ordenamiento de stock.
e. Establecimiento de sistemas de recuento físico.
f. Establecimiento de control de inventarios.
g. Identificación de existencias en poder de terceros.
h. Identificación de existencias obsoletas, deterioradas o de lento movimiento.
i. Comparación de los registros de existencias / contabilidad.

6. Evaluación del riesgo de control
Ante la posibilidad que los ítems del rubro existencias no se hayan registrado en su totalidad o incluyan elementos que no son de propiedad de la entidad.
• Los rubros que conforman las existencias son los íTEMS del activo corriente más difícil de controlar.
• El control interno para el saldo de la cuenta no puede ser mejor que el control interno para los flujos de información que van al mayor general y que sale de él, por lo tanto el control interno coincide con los registros.
• El uso de inventarios periódicos y otros procedimientos de control interno que brinden seguridad acerca del saldo de existencia.
• Para evaluar el riesgo de control como moderado o bajo es necesario considerar los procedimientos de control relacionados con las compras, supervisión de niveles de las partidas de existencias y su revisión periódica.
• Verificar la adecuada segregación de funciones incompatibles en las áreas relacionadas con las existencias.
• Las transacciones significativas a menudo representan áreas de mayor riesgo.
• Examinar detenidamente cuando los precios de las existencias fluctúan significativamente en comparación con los precios del mercado, puede que haya posibilidades de sobrevaloración de precios.
• La seguridad física de las existencias es inadecuada.
a. Criterios para identificar el riesgo de control alto
- Los íTEMS de existencias no se encuentran protegidos adecuadamente.
- Los procedimientos para el conteo de inventario físico son inadecuados.
- Los registros auxiliares no se concilian con el mayor general o existen partidas significativas pendientes de conciliación.
- Falta de procedimiento de corte definidos o supervisión por parte de la administración.
- Inexistencia de registros de movimiento y control (P/C/S, kárdex físico. control visible de almacén, etc.).
- Ausencia de procedimientos para identificar las partidas de lento movimiento, obsoletas o dañadas, o que no se llevan a cabo.
- El inventario físico está sobrevalorado para ocultar faltantes de existencias.
b. Identificar los factores de riesgo de control
- La seguridad física de las existencias es inadecuada.
- No se realizan oportunamente las conciliaciones de los resultados de los inventarios físicos con los kárdex de control de inventarios.
- Corno consecuencia de los inventarios físicos, se requieren ajustes significativos, se han identificado montos significativos de existencias obsoletas o de movimiento lento, los cuales no han sido contabilizados o no aparecen considerados como saldos en el balance general.
- Los registros permanentes de las existencias no son confiables.
- Se entregan existencias sin el respectivo pedido de comprobante de salida o para su regularización y firma de recepción posterior.
- Existen transacciones acumuladas no contabilizadas.

7. Principios de contabilidad a verificar
Aseveraciones
Verificar el saldo de las adquisiciones de existencias y control interno correspondiente.
Existencia
Si se tiene para el consumo, así como para su aplicación en obras públicas.
Veracidad
Comprobar si las existencias han sido utilizadas, tanto en los proyectos de inversión (obras públicas), así como en los gastos corrientes que sustentan la operatividad de la entidad.
Integridad
Verificar que las existencias se encuentran adecuada e íntegramente contabilizadas y acumuladas en sus registros correspondientes, así como sus ajustes han sido efectuados apropiadamente.
Valuación y exposición
Examinar que las existencias se encuentran valuadas a su costo de adquisición, asimismo que hayan sido adecuadamente resumidos, clasificados y descritos, exponiendo todos los aspectos necesarios para su adecuada comprensión.

8. Verificación de las normas técnicas de control
• Comprobar que en las transacciones de bienes o servicios, así como en las demás actividades de gestión se utilizaron criterios de economía (calidad, cantidad, menor costo) contrastando con las cotizaciones respectivas y el cuadro comparativo de cotizaciones, y eventualmente cotizar a terceros sobre los bienes adquiridos cuando existieron dudas razonables.
• Verificar que todos los bienes que se adquieran deban ingresar a través de la unidad de almacén antes de ser utilizados, aún cuando la naturaleza física de los mismos requiera su utilización directa.
• Comparar si existió o existen procedimientos establecidos para la toma de inventario anual, tanto de bienes corrientes como de activos fijos con el objeto de verificar su existencia física y estado de conservación.
• Verificar las bajas de bienes realizadas por la entidad y si éstas han cumplido con los requisitos formales establecidos, tales como informe técnico o de perito, resolución respectiva de baja de bienes, etc.

9. Trabajos de auditoría a realizar
a. Procedimientos mínimos
• Los procedimientos deberán incluir la verificación física del inventario.
• Realizar pruebas de exactitud aritmética, valorización de existencias, revisión de existencias en tránsito, verificación de su contabilidad y revisión del corte de operaciones.
• El objeto fundamental de la verificación del inventario físico es satisfacer uno de los procedimientos seguidos que al efectuar el recuento son adecuadas, a fin de determinar la totalidad de las existencias, determinar su propiedad, condiciones de distribución y uso.
• El auditor deberá asegurarse de que las existencias estén valoradas de acuerdo al valor de adquisición o de mercado, el más bajo y tomando como base las mismas que se aplicaron en ejercicio anteriores, de no ser así, se deberá revelar en el informe de auditoría cuantificando el efecto del cambio de criterio.
• Respecto a las existencias en tránsito, se deberá verificar, si existen o existieron al cierre del ejercicio, haciendo un seguimiento a su recepción posterior, así como su documentación sustentatoria.
• Se verificará también que la contabilización se encuentre adecuadamente registrada habiéndose ajustado las diferencias puestas de manifiesto durante la verificación de la valorización.
• Se deberá conciliar por muestreo las cantidades despachadas con las cantidades solicitadas, así como las cantidades adquiridas, a fin de constatar la integridad de las transacciones, como comprobar la unidad de almacén.
• Se comprobará los cortes de inventario de ingresos y salidas que se encuentren al inicio y al final del ejercicio a fin de comprobar que se incluyan existencias que se hayan atendido a usuarios y que no hayan recogido sus pedidos o viceversa.
• Evaluación del método de valuación de existencias.
b. Procedimientos aplicados
• Describa los siguientes aspectos del sistema de contabilidad:
- Cómo se inician los transacciones.
- Los registros contables, documentos de soporte, y cuentas específicas involucradas; y
- El proceso contable, desde el registro inicial de las transacciones hasta el mayor general.
• Verificar las de material dañado.
• Seleccione algunas salidas de bienes partiendo de los registros de los mayores auxiliares, asegurándose que coincidan con las cantidades en unidades y precios con los pedidos y comprobantes de pago, así como de registro de salida en el kardex físico.
• Analice la composición de las existencias.
- Rotación de existencias
- Anticuamiento
- Tipo de insumo

10. Documentos fuentes a exigir
• Archivos de órdenes de compras.
• Archivo de notas de entrada de almacén.
• Archivo de pedidos comprobantes de salida.
• Archivo de cotizaciones, cuadros comparativos de cotizaciones.
• Archivo de correspondencia recibida y permitida.
• Archivo de licitaciones, concurso de precios.
• Tarjetas de control kárdex.
• Auxiliares, análisis de cuentas, ingresos y salidas de bienes.
• Archivo de reportes, resumen, ingreso y salida de bienes (notas de contabilidad).
• Libro de actas del comité permanente de adjudicaciones, comité especial, etc.
• Archivo de notas de contabilidad, ingreso y salida de bienes.
• Informes evacuados.

11. Procedimientos analíticos
• Realizar pruebas globales de comprobación entre las adquisiciones (órdenes de compra emitidas) y la ejecución del presupuesto realizada durante un período determinado.
• Efectuar análisis de las notas de contabilidad (ingreso, salida de bienes) a efectos de comprobar la cuantificación y valoración de las órdenes de compra, notas de entrada y pedidos comprobante de salida.

12. Pruebas de cumplimiento de controles
• Verifique la utilización de documentos de requisición o pedidos justificados de solicitud de bienes por áreas de responsabilidad y compruebe la salida de éstos bienes con la emisión de los pedidos comprobantes de salida
• Revise y haga un seguimiento de la rotación de existencias y variación de precios en los ítems que se adquieren con frecuencia.
• Verifique si las existencias que son sometidas a recuentos físicos periódicos y los ajustes resultantes son revisados y probados por un funcionario de nivel apropiado.
• Inspeccione las existencias almacenadas y examine su distribución, custodia y control.
• Solicite el listado de las existencias obsoletas y de poco movimiento y compar en la cuenta de mayor provisión para cuentas de cobranza dudosa.
• Compruebe la existencia de controles establecidos y verifique la eficacia de los mismo a fin de determinar la consistencia entre la orden de compra, la facturación y la distribución.
• Para determinados meses, verificar la evidencia del control comprobando la correlatividad numérica de los documentos fuente. Así como la comprobación de la aprobación respectiva con el movimiento de existencias.
• Comprobar por muestreo, la emisión de pedidos comprobantes de salida (PECOSA) lo siguiente:
- Su correlatividad.
- Sello y firma de recepción conforme.
- Comprobación matemática de cantidades y valores.
- Su inclusión en las notas de contabilidad (voucher, salida de bienes), así como en el balance de comprobación.

13. Pruebas detalladas de transacciones de saldos
• Observar el proceso de abastecimiento en su integridad a fin de familiarizarse con éste. Revisar los asientos en las cuentas de mayor general de existencias y provisión para desvalorización de existencias de los bienes de poco movimiento u obsoletas y contrastar con su existencias física.
• Revise los estados financieros y compare los estados con los que se encuentran registrados en los libros auxiliares, a fin de verificar la razonabilidad de las cuentas, suministros de funcionamiento, mercaderías, materias primas, auxiliares y reproducción.
• Obtener el listado de existencias físicas y verificar su exactitud matemática, inspeccionar.

14. Identificar los factores de riesgo de control
• La seguridad física de las existencias es inadecuada.
• No existen procedimientos para la toma de inventarios y si los hay son inadecuados.
• No se realizan oportunamente las conciliaciones de los recuentos físicos con los registros auxiliares.
• Se han identificado montos significativos de existencias de lento movimiento, obsoletos los cuales no aparecen registrados en los registros de contabilidad.
• Los registros permanentes de existencias (kárdex, control visible de almacén) se encuentran atrasados y su información es inadecuada.
• Existe una acumulación de transacciones atrasados especialmente en lo que se refiere a los pedidos de comprobantes de salida.